Электронные трудовые книжки: новая информация на сайте ПФР

Сотрудники ПФР разработали памятку о работе с электронными трудовыми книжками, так как их появление сразу вызвало много вопросов. Методический материал размещен на официальном сайте Пенсионного фонда. Он разъясняет преимущества нового способа учета, особенности перехода на него. У работодателей появились новые обязанности, сотрудники ПФР в памятке подробно их разбирают, а также отвечают на вопросы, которые возникают чаще всего.
Несмотря на то, что электронные трудовые книжки не будут дублироваться на бумажные носители — они предполагаются только в цифровом формате, пользователи легко смогут получить доступ к сведениям, которые их интересуют:

• в личном кабинете на официальном сайте Пенсионного фонда;
• через портал «Госуслуги»;
• через мобильное приложение.

Выписку в бумажном виде, если появляется такая необходимость, можно заказать у работодателя — бывшего или настоящего, обратившись по последнему месту работы. Также сведения из электронной трудовой книжки предоставят в управлении Пенсионного фонда или в МФЦ. Данные предоставляются вне зависимости от места жительства человека или места его работы, то есть экстерриториально.
Преимущества нового формата
Преимущества электронного варианта трудовой книжки:

• повышение уровня безопасности данных, их сохранности;
• облегченный доступ к сведениям о трудовой деятельности для работников;
• уменьшение затрат работодателей на кадровый учет — приобретение, хранение, ведение бумажных трудовых книжек;
• минимизация ошибок в сведениях о трудовой деятельности;
• упрощение процедуры оформления пенсий, теперь для нее достаточно данных лицевого счета;
• упрощение получения госуслуг с помощью данных из электронной трудовой книжки;
• расширение возможностей для аналитики, которую проводят работодатели и государственные органы по трудовой деятельности населения;
• расширение возможностей для дистанционного трудоустройства.

Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Для работающих граждан он остается исключительно добровольным, работодатель не имеет права обязать работника перейти на электронную трудовую книжку. Однако для тех, кто устраивается на работу с 2021 года впервые, бумажные трудовые книжки уже не предусмотрены, сведения о трудовой деятельности новых сотрудников будут вестись только в электронном виде.
Для сохранения бумажной трудовой книжки необходимо написать заявление, в соответствии с которым сведения будут вноситься и в электронный, и в бумажный варианты одновременно. Если заявления нет, то бумажная трудовая книжка передается на руки гражданину, а данные кадровик вносить только в цифровом формате.
У работодателей появятся новые обязанности:

• с 01.01.2020 года в Пенсионный фонд ежемесячно должны предоставляться сведения о трудовой деятельности — они станут основой для формирования электронных трудовых книжек;
• сотрудников необходимо в письменной форме проинформировать об изменениях в ТК, а также о праве на сохранение бумажной трудовой книжки;
• сведения о приеме на работу или увольнении с 01.01.2021 года предоставляются в ПФР на следующий рабочий день, следующий за днем издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Своевременные ответы на актуальные вопросы
Также в памятке есть ответы на наиболее актуальные вопросы, которые возникли в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Они касаются:

• возможности сохранения бумажных носителей;
• предоставления сведений в Пенсионный фонд работодателем;
• получения сведений о трудовой деятельности работниками;
• состава сведений, которые будут содержаться в электронной трудовой книжке;
• устройства на работу с электронной трудовой книжкой, которая теперь предъявляется либо в распечатанном виде, либо в цифровом, во втором случае с цифровой подписью;
• внесении информации в трудовую книжку при увольнении — работодатель будет выдавать либо распечатку на бумаге, либо сведения в электронном виде, при сохранении бумажного варианта трудовой книжки в нее тоже вносятся все данные.

В перспективе электронные трудовые книжки упростят кадровый учет для работодателя, обеспечат быстрый доступ работникам к информации о собственной трудовой деятельности.